About This Privacy Notice and PDPA 2010

The Society for the International School of Kuala Lumpur (The International School of Kuala Lumpur), PPM-001-10-15041965 (“the School”) is committed to protecting your privacy and personal data in compliance with the Malaysian Personal Data Protection Act (PDPA) 2010. This Privacy Notice informs you about how we collect and use personal data you provide to the School. The word “You” or any derivation thereof, as used herein refers to the individual who is the subject of the personal data, which may include students and / or parents / legal guardians.

Source of Your Personal Data
Most, if not all, of your personal data is obtained from you (students / parents / legal guardians) directly, either from the following sources or from any other information you have provided and this may include:

• Inquiry Forms;
• Various types of Application and/or Registration Forms;
• All other School and/or support services related Request Forms;
• Previous qualification / assessment related documents and/or certificates.

In some instances, your personal data may have been obtained from external sources including, but not restricted to the following:

• From third parties including previous educational institutions, law enforcement agencies and other government entities;
• Third party service providers and any other future third parties in relation or incidental to the above;
• Personal data which are available in the public domain;
• Personal data which may be collected from cookies through use of the School’s website.

What Personal Data Do We Process?
The School needs to collect and process your child’s and your personal data for various academic, educational and administrative purposes. Generally, the personal data that we collect and process, include but is not restricted to:

Name, identification number (NRIC), personal identifiers, passport number, address, contact numbers, personal / work email address, photos and images, nationality, student’s gender, date of birth, previous qualification, parents’ / guardian’s marital status and employer information, safeguarding / child protection information, emergency contact person(s) details, billing and financial- related information and documents, employment / occupation, children’s native language / level of English knowledge / other languages spoken, information related to the year and the grade for which each child is applying, attendance (such as sessions attended, number of absences, absence reasons and any previous school(s) attended), assessment and attainment information, behavioral information (such as exclusions and any relevant alternative provision put in place), and information from previous teacher(s) references (if applicable) related to the children’s social development, language and mathematical skills or other skills related to previous educational courses.

Please note that to the extent you provide us with personal details of third parties, such as those of your family members, we have assumed that you have obtained their consent for the processing of their personal data by us in accordance with the terms in this Notice.

Sensitive Personal Data
The personal data that we collect and process may include what is defined as ‘sensitive personal data’ under the PDPA and these include, but not restricted to:

Race, religion, records of misconduct and disciplinary action, records of criminal offence, family court orders, biometric data, information related to safeguarding / protection, as well as children’s health and physical condition. For example learning needs and differences, or specific diseases/allergies/food intolerances that require our assistance in terms of organizational facilities and/or our educational support. We will also collect data related to immunizations (vaccinations)

This sensitive information shall be treated carefully by the School and will only be used for specific purposes and disclosed only when strictly necessary.

How Do We Use Our Personal Data?
The purpose for which personal data is collected and further processed includes, but not restricted to the following:

• To process applications for admissions and granting access to our online admissions portal;
• To grant entry into the School’s campus;
• To facilitate new families getting connected with the community groups / liaison;
• To manage and respond to inquiries;
• Carrying out all the necessary organizational activities, including evaluating and placing students in different classes, and checking our capability to provide the necessary support to children and parents;
• Facilitating parental participation by means of a Parent Teacher Association; 
• The provision of education and enrichment to our students, including the administration of our curriculum; monitoring student academic progress and educational needs; reporting on the same internally and to parents; administration of students’ entries to public examinations, and providing references for students (including after a student has left);
• The provision of educational support and related services to students;
• Advancement including fundraising;
• To be used for promotional / informational newsletter, emails, videos, and other materials from The International School of Kuala Lumpur
• To maintain students’ personal details, academic and non-academic records;
• To facilitate the internships, placement or work experience as well as co-curricular related activities and other school events;
• To maintain a student/class register;
• To provide the relevant administrative support, counseling and pastoral services;
• To manage use of facilities including library, laboratories and so on;
• To administer the graduation and alumni related events;
• To administer the tuition fee and other payment;
• To communicate with students / parents on any important announcements;
• To collect information for relevant local or international statutory authorities or exam boards;
• To contact student’s next of kin in case of emergency;
• To comply with any regulatory, legal, audit or security related requirements
• To pursue/collect any sums in arrears by our parents/guardians;
• To care for the medical / well-being needs of students;
• Maintaining relationships with our alumni students;
• For keeping a record of historical and memorable events relevant to the maintenance of a historical record;
• For all and any other ancillary purposes relating to our provision of service e.g., the supply of computers, iPads, other forms of telecommunications and technology services;
• Any other purposes related to the smooth running of the School and provision of a full range of services to you.

Provision Of Information
The provision of all information requested for in the relevant forms of the School is mandatory, unless specified otherwise, in enabling us to process your application/request and offer our services to you.

Should you fail to provide the said information, the School may be unable to process your request and/or provide you with the relevant services.

Disclosure Of Your Personal Data
The International School of Kuala Lumpur will keep your personal data confidential and disclosure will only be in instances where it is strictly necessary. The School may disclose your information to the categories of parties as listed below (non-exhaustive) which may also include parties outside of Malaysia, strictly on an as needed basis:

• The Ministry of Education, other relevant government departments/agencies, statutory authorities and industry regulators;
• Malaysian Immigration Department and its appointed agencies;
• Foreign embassies and their appointed agencies;
• Health authorities, hospitals and clinics for health-related matters and emergencies;
• Future schools / educational institutions when the school is listed as a referee;
• The student’s sponsors including his/her parents/guardians;
• The Parent Teacher Association;
• Third parties that provide the internships or attachment placements;
• Professional or accreditation bodies;
• Examination boards;
• Third parties / service vendors appointed by The International School of Kuala Lumpur to provide services to the School including cloud and technology service providers, auditors, lawyers, contractors, printing companies, travel agencies, training organizer and insurance companies;
• Other institutions or companies with a contractual relationship with The International School of Kuala Lumpur

Right To Access And Data Subject’s Obligation
You have the right to access and correct your personal data held by the School under the PDPA. We will attempt to keep your records complete, accurate and up-to-date. If you have any reason to believe the records with us are inaccurate, incomplete or not updated, please notify the School in a timely manner. If you wish to request for access to, or to correct the data held by the School, or withdraw your consent to the data processing/use of your personal data by us, please forward your request to the Marketing & Communications team at [email protected].

The International School of Kuala Lumpur reserves the right to charge you an administrative fee for processing any data access request.

Although, we only process your personal data for purposes as stated above, in the event that your personal data is being processed for other purposes, we will seek your consent.

Please know that although it may, in certain instances, be permissible for you to withdraw / limit your consent to the processing of your personal data for certain purposes, if the provision of personal data by you to ISKL is mandatory pursuant to our business requirements, there  may be detrimental consequences to your withdrawal of consent. Depending on the situation, ISKL may not be able to provide certain student / parent-related services to you / your child. It may, in certain situations, lead to the disenrollment of your child from ISKL or inability on ISKL’s part to process your application for admission. Further details will be provided as and when applicable.

Any request to exercise your rights shall be administered as per the PDPA. Please be informed that pursuant to the PDPA, your request may be rejected under certain circumstances.

Amendments to This Privacy Notice

The International School of Kuala Lumpur reserves the right to update this Notice from time to time.

Mengenai Notis Privasi ini dan APDP 2010

The Society for the International School of Kuala Lumpur (The International School of Kuala Lumpur), PPM-001-10-15041965 (“Sekolah”) amat komited untuk melindungi privasi dan data peribadi anda dengan mematuhi Akta Perlindungan Data Peribadi Malaysia (APDP) 2010. Notis Privasi ini menerangkan kepada anda bagaimana kami mengumpul dan menggunakan data peribadi yang anda berikan kepada Sekolah. Perkataan “Anda” atau apa-apa perkataan yang berasal daripadanya, sebagaimana yang digunakan di dalam ini, merujuk kepada individu yang merupakan subjek data peribadi, yang mungkin termasuk pelajar dan / atau ibu bapa / penjaga sah.

Sumber Data Peribadi Anda
Sebahagian besar, jika pun bukan semua, data peribadi anda diperolehi daripada anda (pelajar/ ibu bapa / penjaga) secara langsung, sama ada daripada sumber berikut atau daripada sebarang maklumat lain yang anda berikan dan ini mungkin merangkum:

• Borang Pertanyaan;
• Pelbagai jenis Borang Permohonan dan/atau Pendaftaran;
• Semua Borang Permintaan lain berkaitan dengan Sekolah dan/atau perkhidmatan sokongan;
• Dokumen dan/atau sijil berkaitan dengan kelayakan / penilaian terdahulu.

Ada kalanya, data peribadi anda mungkin telah diperolehi daripada sumber luar termasuk, tetapi tidak terhad kepada, sumber berikut:

• Daripada pihak ketiga termasuk institusi pendidikan terdahulu, agensi penguatkuasaan undang-undang dan entiti kerajaan yang lain;
• Penyedia perkhidmatan pihak ketiga dan mana-mana pihak ketiga lain pada masa hadapan berkaitan dengan atau sampingan kepada perkara di atas;
• Data peribadi yang tersedia dalam domain awam;
• Data peribadi yang mungkin dikumpul daripada ‘cookies’ melalui penggunaan laman web Sekolah.

Apakah Data Peribadi Yang Kami Proses?
Sekolah perlu mengumpul dan memproses data peribadi anak anda dan anda bagi pelbagai tujuan akademik, pendidikan dan pentadbiran. Secara amnya, data peribadi yang dikumpul dan diproses oleh kami termasuk tetapi tidak terhad kepada:

Nama, nombor kad pengenalan (K/P), pengenalpasti peribadi, nombor pasport, alamat, nombor hubungan, alamat e-mel peribadi / pekerjaan, gambar dan imej, kewarganegaraan, jantina pelajar, tarikh lahir, kelayakan terdahulu, status perkahwinan dan maklumat majikan ibu bapa / penjaga, maklumat pelindung / perlindungan kanak-kanak, butir-butir orang hubungan kecemasan, pengebilan dan maklumat berkaitan  dan dokumentasi kewangan, pekerjaan, bahasa ibunda  kanak-kanak / tahap pengetahuan Bahasa Inggeris / bahasa lain yang dituturkan, maklumat berkaitan dengan tahun dan gred yang dipohon oleh setiap kanak-kanak, kehadiran (contohnya sesi yang dihadiri, bilangan ketidakhadiran, sebab-sebab ketidakhadiran dan apa-apa sekolah yang dihadiri sebelum ini), maklumat penilaian dan pencapaian, maklumat perilaku (seperti pengecualian dan sebarang peruntukan alternatif relevan yang disediakan), dan maklumat daripada surat sokongan guru terdahulu (jika berkenaan) berkaitan dengan perkembangan sosial, bahasa dan kemahiran matematik kanak-kanak atau kemahiran lain berkaitan dengan kursus pendidikan terdahulu.

Sila ambil maklum bahawa sejauh mana anda memberikan kepada kami butir-butir peribadi mengenai pihak ketiga, seperti ahli keluarga anda, kami akan mengandaikan bahawa anda telah memperolehi kebenaran mereka untuk kami memproses data peribadi mereka selaras dengan terma-terma Notis ini.

Data Peribadi Sensitif
Data peribadi yang dikumpul dan diproses oleh kami mungkin merangkum apa yang ditakrifkan sebagai ‘data peribadi sensitif’ di bawah APDP dan data ini termasuk tetapi tidak terhad kepada:

Bangsa, agama, rekod salah laku dan tindakan tatatertib, rekod kesalahan jenayah, perintah mahkamah keluarga, data biometrik, maklumat berkaitan dengan pelindung / perlindungan, dan juga kesihatan dan keadaan fizikal kanak-kanak. Contohnya, keperluan dan perbezaan pembelajaran, atau penyakit/alergi/intolerans makanan tertentu yang memerlukan bantuan kami dari segi kemudahan organisasi dan/atau sokongan pendidikan daripada kami. Kami turut mengumpul data berkaitan dengan imunisasi (vaksinasi)

Maklumat sensitif ini akan dikendalikan dengan berhati-hati oleh Sekolah dan hanya akan digunakan bagi tujuan khusus dan didedahkan hanya jika benar-benar perlu.

Bagaimanakah Kami Menggunakan Data Peribadi Kami?
Tujuan data peribadi dikumpul dan selanjutnya diproses termasuk tetapi tidak terhad kepada tujuan berikut:

• Memproses permohonan untuk kemasukan dan menyediakan akses kepada portal kemasukan dalam talian kami;
• Membenarkan kemasukan ke kampus Sekolah;
• Membantu keluarga baharu mengenali dan berhubung dengan kumpulan / hubungan komuniti;
• Menangani dan membalas pertanyaan;
• Melaksanakan aktiviti organisasi yang perlu, termasuk menilai dan menempatkan pelajar dalam kelas yang berbeza, dan mengkaji semula keupayaan kami untuk menyediakan sokongan yang perlu kepada kanak-kanak dan ibu bapa;
• Membantu penyertaan ibu bapa melalui Persatuan Ibu Bapa dan Guru; 
• Menyediakan pendidikan dan pengayaan kepada pelajar kami, termasuk mentadbir kurikulum kami; memantau kemajuan akademik dan keperluan pendidikan pelajar; melaporkan tentangnya secara dalaman dan kepada ibu bapa; mentadbir kemasukan pelajar untuk menduduki peperiksaan awam; dan menyediakan surat sokongan kepada pelajar (termasuk apabila pelajar telah meninggalkan Sekolah);
• Menyediakan sokongan pendidikan dan perkhidmatan berkaitan kepada pelajar;
• Kemajuan termasuk pemerolehan dana;
• Digunakan bagi surat berita promosi / maklumat, e-mel, video, dan bahan lain daripada The International School of Kuala Lumpur
• Menyenggara butir-butir peribadi, rekod akademik dan bukan akademik pelajar;
• Memudahkan latihan amali, penempatan atau pengalaman kerja serta aktiviti berkaitan kokurikulum dan acara sekolah yang lain;
• Menyenggara daftar pelajar/kelas;
• Menyediakan sokongan pentadbiran, kaunseling dan perkhidmatan kerohanian yang relevan;
• Menguruskan penggunaan kemudahan termasuk perpustakaan, makmal dan sebagainya;
• Mentadbir acara berkaitan graduasi dan alumni;
• Mentadbir pembayaran yuran tuisyen dan pembayaran lain;
• Berkomunikasi dengan pelajar/ibu bapa mengenai sebarang pengumuman penting;
• Mengumpul maklumat untuk pihak berkuasa berkanun atau lembaga peperiksaan tempatan atau antarabangsa yang relevan;
• Menghubungi waris dekat pelajar sekiranya berlaku kecemasan;
• Mematuhi sebarang keperluan berkaitan dengan pengawalseliaan, undang-undang, audit atau keselamatan
• Menuntut/memungut apa-apa jumlah yang tertunggak oleh ibu bapa/ penjaga kami;
• Menjaga keperluan perubatan / kesejahteraan pelajar;
• Mengekalkan perhubungan dengan bekas pelajar kami;
• Menyimpan rekod mengenai peristiwa bersejarah dan tidak dapat dilupakan yang relevan kepada penyimpanan rekod bersejarah;
• Untuk semua dan sebarang tujuan sampingan lain berkaitan dengan penyediaan perkhidmatan oleh kami, contohnya pembekalan komputer, iPad, jenis perkhidmatan telekomunikasi dan teknologi yang lain;
• Apa-apa tujuan lain demi menguruskan Sekolah dengan lancar dan untuk menyediakan rangkaian perkhidmatan yang lengkap kepada anda.

Penyediaan Maklumat
Penyediaan semua maklumat yang diminta di dalam borang Sekolah yang relevan adalah diwajibkan, kecuali dinyatakan sebaliknya, untuk membolehkan kami memproses permohonan/permintaan anda dan menawarkan perkhidmatan kami kepada anda.

Sekiranya anda gagal memberikan maklumat tersebut, Sekolah mungkin tidak dapat memproses permintaan anda dan/atau menyediakan perkhidmatan yang relevan kepada anda.

Pendedahan Data Peribadi Anda
The International School of Kuala Lumpur akan merahsiakan data peribadi anda dan hanya akan mendedahkannya dalam situasi apabila pendedahan benar-benar perlu dilakukan. Sekolah mungkin mendedahkan maklumat anda kepada kategori pihak-pihak yang disenaraikan di bawah (tidak menyeluruh) yang juga mungkin termasuk pihak-pihak di luar Malaysia, semata-mata atas dasar perlu tahu:

• Kementerian Pendidikan, jabatan/agensi kerajaan lain yang relevan, pihak berkuasa berkanun dan pengawal selia industri;
• Jabatan Imigresen Malaysia dan agensinya yang dilantik;
• Kedutaan asing dan agensi mereka yang dilantik;
• Pihak berkuasa kesihatan, hospital dan klinik untuk perkara berkaitan kesihatan dan kecemasan;
• Sekolah / institusi pendidikan masa hadapan apabila sekolah disenaraikan sebagai penyokong;
• Penaja pelajar, termasuk ibu bapa/penjaganya;
• Persatuan Ibu Bapa dan Guru;
• Pihak ketiga yang menyediakan latihan amali atau penempatan pelajar;
• Badan profesional atau akreditasi;
• Lembaga peperiksaan;
• Pihak ketiga / vendor perkhidmatan yang dilantik oleh The International School of Kuala Lumpur untuk menyediakan perkhidmatan kepada Sekolah termasuk penyedia perkhidmatan awan dan teknologi, juruaudit, peguam, kontraktor, syarikat percetakan, agensi pelancong, penganjur latihan dan syarikat insurans;
• Institusi atau syarikat lain yang menjalin perhubungan kontrak dengan The International School of Kuala Lumpur

Hak Untuk Mendapat Akses Dan Kewajipan Subjek Data
Anda berhak mendapat akses dan membetulkan data peribadi anda yang disimpan oleh Sekolah di bawah APDP. Kami akan berusaha untuk memastikan rekod anda lengkap, tepat dan dikemaskinikan. Jika anda mempunyai apa-apa sebab untuk mempercayai bahawa rekod dengan kami adalah tidak tepat, tidak lengkap atau tidak dikemaskinikan, sila maklumkan Sekolah dengan segera. Jika anda ingin meminta akses, atau ingin membetulkan data yang dipegang oleh Sekolah, atau menarik balik kebenaran anda terhadap pemprosesan data/penggunaan data peribadi anda oleh kami, sila majukan permintaan anda kepada pasukan Pemasaran & Komunikasi di [email protected].

The International School of Kuala Lumpur berhak mengenakan fi pentadbiran ke atas anda untuk memproses sebarang permintaan untuk akses kepada data.

Meskipun kami hanya memproses data peribadi anda bagi tujuan yang dinyatakan di atas, jika data peribadi anda diproses bagi tujuan lain, kami akan meminta kebenaran anda.

Sila ambil maklum bahawa dalam keadaan tertentu, meskipun anda boleh menarik balik /  membataskan kebenaran anda terhadap pemprosesan data peribadi anda bagi tujuan tertentu, jika penyediaan data peribadi oleh anda kepada ISKL adalah diwajibkan selaras dengan keperluan perniagaan kami, akibat yang mudarat mungkin berbangkit jika anda menarik balik kebenaran anda. Bergantung kepada situasi, ISKL mungkin tidak dapat menyediakan perkhidmatan tertentu berkaitan dengan pelajar / ibu bapa kepada anda / anak anda. Dalam keadaan tertentu, ini mungkin menyebabkan pendaftaran anak anda di ISKL dibatalkan atau menyebabkan ISKL tidak dapat memproses permohonan anda untuk kemasukan ke Sekolah. Butir-butir lanjut akan diberikan bila dan apabila perlu.

Apa-apa permintaan untuk melaksanakan hak anda akan ditadbir menurut APDP. Sila ambil maklum bahawa permintaan anda boleh ditolak dalam keadaan tertentu selaras dengan APDP.

Pindaan pada Notis Privasi Ini

The International School of Kuala Lumpur berhak untuk mengemaskinikan Notis ini dari semasa ke semasa.